1-Introduction :
Les pertes de temps sont souvent dues à une mauvaise organisation : Gérer le temps, c’est organisé :

- prévoir le temps nécessaire pour l’exécution d’une tâche donnée,
- relever les échéances imposées,
- repérer les contraintes qui imposent le début d’une tâche aprés que la précédente soit terminée (contraintes d’antériorité),
- programmer le déroulement d’une activité,
- contrôler le déroulement de cette activité dans le temps.

1-utilite de gestion du temps :
Pour l’individu, la gestion du temps permet :
- d’être plus efficace,
- de diminuer le stress,
- de ne pas travailler dans l’urgence,
- de mieux organiser son travail, et donc de régulariser la charge de travail quotidienne ou hebdomadaire,
- d’adapter son travail à ses objectifs professionnel,
Dans l’entreprise :
Le gestion du temps prend une dimension supplémentaire avec la notion de coût du temps, de productivité. Le temps est une ressource : il doit être maîtrisé et donc géré. La gestion du temps est une des préoccupations des dirigeants dans la démarche de la qualité (problèmes de retard de livraisons par exemple), et bien sur dans celle de la résolution de problème. La gestion du temps facilite la communication dans l’entreprise (amélioration des relations, stabilisation des comportement, meilleur équilibre dans le travail, donc motivation accrue).
2-Methodologie de la gestion du temps :
Au niveau personnel:
Pour mieux comprendre comment gérer le temps dans l’entreprise il est utile de s’interroger sur la gestion de son propre temps .Trois question doivent être posées :
2-1- comment le temps est-il utilisé ?
Évaluer en temps l’occupation de la semaine faire apparaître :
- les temps informels – ou l’on ne fait rien de précis – (en heures) – la proportion travail/loisirs (en pourcentage).
Dans quelles conditions est réalisé le travail scolaire (musique ou silence, seul ou entouré, seul ou en équipe).
2-2 Quelles sont les pertes de temps ? Pour y remédier, rechercher :
-les taches répétitives,
- les activités » chronophagies » (mangeuses de temps) peu rentables,
- à quoi sont utilisés les temps informels,
- les imprévus, les tâches traitées dabs l’urgence (au détriment d’autres tâches).
2-3 Comment s’organiser? Il faut planifier :
-Evaluer les besoins,
- déterminer des objectifs,
- déterminer des priorités,
- attribuer à chaque tâche prévue le temps qui est nécessaire à sa réalisation,
- Avec quels outils : agenda, plannings… (Il est parfois nécessaire d’adapter les outils existants à son cas personnel).
On ne peut gérer son temps personnel si l’on ne se connaît soi- même (points dominants et point faibles, objectifs).
Dans l’entreprise :
Se reporter à la fiche « résolution de problème ».
Remarque :
Une bonne gestion du temps ne résulte pas seulement de l’application de méthodes de planification .elle suppose une démarche personnelle :
- Répéter et limiter les activités « chronophages » : imprévus, urgences (ne pas confondre urgence et priorité), manque de délégation (il vaut mieux expliquer à quelqu’un que faire a sa place), déplacement fréquents (regrouper les activités téléphone, fax..), le laisser-faire (sources d’erreurs ou de pertes de temps);
- Gagner du temps dans son classement professionnel, dans ses déplacements personnel et professionnels, dans la vie familiale et personnelle ;
- Savoir déléguer, reporter, dire « non » ;
- Planifier en aménageant des plages réservées aux imprévus, aux priorités, à la réflexion ;
- Procéder à des contrôles, et) des bilans pour une planification future.
3- les outils de la gestion du temps :
3-1 agendas :
- plannings :

Un planning permet de visualiser l’ordonnancement de tâches ou d’événements, c’est-à-dire prévision de leur situation dabs le temps. Il doit permettre les mises à jour et le contrôle de la réalisation.
Caractéristiques d’un planning :
- échelle de temps Désignation des tâches
- Visualisation des prévisions et des réalisations
- Mises à jour fréquentes
Différents types de planning :
- planning papier
- planning à fiches à épaules
- planning à gouttières
- planning magnétique
Outils informatiques de le gestion du temps :
Agendas électroniques (« agenda » sous Windows, lotus organiser,…) Ces systèmes se présentent comme un agenda .ils permettent une organisation personnelle du temps (projets, rendez-vous, pense-bête..).Des liens être créés entre reporter automatiquement dans les différentes rubriques concernées. Ils permettent également à l’assistant ou aux collaborateurs d’avoir accès à l’emploi du temps, de prendre des rendez-vous pour responsable. Certaines données peuvent être protégées par un code secret, et certaines peuvent être bloquées. On peut aussi envisager la gestion des agendas sous réseau ‘l’information est accessible à tous).

Karam